fbpx

Wielkie oszczędzanie – jak prowadzić firmę i nie zbankrutować

Żaden przedsiębiorca nie lubi nieprzewidzianych kosztów, nie lubi też wyrzucać pieniędzy w błoto. Trudna sytuacja na rynku, wciąż odczuwalne skutki kryzysu – oto powody, przez które firmy zaciskają pasa i szukają oszczędności.

Jak się okazuje, znalezienie oszczędności we własnej firmie nie jest takie trudne. Zaoszczędzić można bez większych problemów, wystarczy wiedzieć, gdzie szukać. Zacznijmy od najprostszego.

Biuro
Długopisy, papier, segregatory – w biurze znajdziemy mnóstwo rzeczy, na które możemy wydać mniej. Wszelkie materiały biurowe to studnia bez dna, oczywiście studnia finansowa. Z reguły bywa tak, że przeznaczamy na nie określoną kwotę. Nie nadszarpnie ona naszego budżetu, jeśli prowadzimy małą działalność i nie potrzebujemy co miesiąc nowych „koszulek” i segregatorów. Jednak wraz z rozwojem naszej firmy potrzeby biurowe będą pochłaniały coraz więcej pieniędzy. Dobrze jest więc nauczyć się panować nad nimi już na samym początku kariery w biznesie. W takiej sytuacji pamiętajmy o tym, że czas to pieniądz. Jeśli więc mamy zamiar wychodzić do sklepu za każdym razem, gdy skończą się spinacze do papieru, nie liczmy na spokój w pracy. Organizacja pracy to w biurze podstawa, dlatego warto planować zakupy zawczasu. Można na przykład dogadać się z wybraną hurtownią materiałów biurowych i korzystać z uroków bycia stałym klientem. Zdarza się, że poza rabatami hurtownicy oferują również darmowy transport zamówionego u nich towaru. Istnieją też firmy, które specjalizują się w zaopatrywaniu innych firm. Ich klienci mogą składać zamówienia telefonicznie lub drogą e-mailową, a co za tym idzie – również w dni wolne od pracy. Rynek jest konkurencyjny, dlatego też na realizację zamówienia nie powinniśmy czekać dłużej niż dobę. Jest jeszcze jeden plus takiego rozwiązania – faktura zbiorcza ze wszystkimi zamówionymi towarami. Im mniej papierkowej roboty, tym lepiej.

Księgowość

Księgowość może spędzić sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Zwłaszcza tym, którzy o jej prowadzeniu nie mają zielonego pojęcia. Tym bardziej że tłumaczenie „nie umiem”, „nie wiem jak” nie zwalnia nas z odpowiedzialności za prowadzoną ewidencję. Całe szczęście rynek nie zostawia nas samych sobie i również w tej sytuacji spieszy z pomocą.

A wybór metod pomocy w prowadzeniu księgowości jest całkiem spory. Pomijamy oczywiście sytuacje, w których sami zajmujemy się prowadzeniem księgowości lub zlecamy to komuś, kto weźmie za to symboliczne wynagrodzenie. Zdarza się przecież, że mamy w rodzinie księgową ciocię lub księgowego stryjka skorych do pomocy. Taka pomoc pozwoli zaoszczędzić nam najwięcej, co do tego nie ma żadnych wątpliwości. Co jednak począć mają ci, którzy są pozbawieni takiego szczęścia? Wyjść z takiej sytuacji jest kilka.

Każdemu przedsiębiorcy w potrzebie z chęcią pomogą biura rachunkowe. Ich usługi mogą nas jednak słono kosztować. Wszystko zależy od ilości dokumentów, które co miesiąc dostarczać będziemy księgowej z biura. Zasada w tym przypadku jest prosta – im więcej faktur dostarczymy do biura, tym większe koszty poniesiemy. Poza tym usługi tradycyjnego biura rachunkowego kosztują również nasz czas, który poświęcamy chociażby na wizyty u księgowej. Ale i na to znajdzie się sposób.

Księgowość internetowa – co prawda nie jest już nowością, ale na polskim rynku wciąż traktowana jest z dystansem. Coraz więcej firm decyduje się jednak na taki sposób prowadzenia księgowości, są to zwłaszcza firmy młode. I trudno się dziwić, młodzi przedsiębiorcy lubią mieć wszystko pod kontrolą, nie lubią natomiast dużych kosztów. Jedno i drugie zapewnia im księgowość online. Tutaj również płaci się za ilość, stawki są jednak dużo mniejsze, a atrakcyjne pakiety i promocje stanowią dodatkową pokusę. Poza tym obsługa konta w serwisie e-księgowości odbywa się przez internet. Mobilność przedsiębiorcy jest już standardem w prowadzeniu firmy. Dlaczego więc mielibyśmy poświęcać cenny czas na wizytę u księgowej, skoro możemy przesłać odpowiednie dokumenty, np. drogą e-mailową? Co więcej, w profesjonalnych serwisach księgowości online mamy do dyspozycji specjalistów od księgowości. Możemy więc do woli korzystać z ich pomocy – przez telefon, e-mail lub coraz bardziej popularną drogę, czyli czat. Szybko, tanio i profesjonalnie – to cechuje e-księgowość kierowaną głównie do małych i średnich przedsiębiorstw.

Co zrobić, jeśli naszą księgowość chcemy oddać w całości w ręce specjalistów i mieć te same przywileje, co użytkownicy księgowości online? Proste – wybieramy biuro rachunkowe online. Takie biuro działa jak jego tradycyjny odpowiednik, z tą różnicą, że wszystkie sprawy załatwia się w nim za pomocą internetu. „Wszystkie sprawy” w praktyce ograniczają się do przesyłania faktur (e-mail, dropbox, kurier, popularne paczkomaty itp.) i rozliczeń z biurem. Pamiętajmy, aby przy wyborze biura rachunkowego online sprawdzić jego ubezpieczenie OC. Koszt usług biura rachunkowego online jest konkurencyjny w stosunku do zwykłych biur. Tym, co zyskujemy, wybierając księgowość online, jest przede wszystkim czas.

Dokumentacja

Jeśli prowadzisz firmę, wiesz dobrze, że przyjemność bycia szefem jest okupiona goryczą codzienności, a codzienność to np. dokumentacja. Rachunki, faktury, korespondencja – stosy papierów, które trzeba uporządkować i gdzieś upchać. Do tego dochodzą (w zależności od profesji firmy) segregatory z dokumentacją naszych klientów. Trzeba pamiętać, że dostęp do takich dokumentów powinien być łatwy, a samo ich przechowywanie – zorganizowane w najwyższym stopniu. Zważywszy na to, że teczki osobowe pracowników mamy obowiązek przechowywać przez 50 lat, warto zastanowić się nad usługami firm, które trudnią się przechowywaniem dokumentów i zarządzaniem nimi. Dostęp do naszych dokumentów nie powinien być powodem do zmartwienia. Firmy, o których mowa, prowadzą również elektroniczną ewidencję. Dzięki temu nasze dokumenty będą w zasięgu wszędzie tam, gdzie znajdziemy dostęp do internetu. Możemy również zamówić oryginał, który dotrze do nas w określonym wcześniej czasie.


Pozostała część artykułu poniżej, materiał pochodzi z magazynu Mensis.pl nr 8


3 komentarze

  1. Łukasz 25-09-2014
  2. Janusz 03-11-2014
  3. czynel 10-08-2015

Zostaw odpowiedź