fbpx
notatki

Zwiększanie oszczędności i szybsza realizacja zamówień dzięki korzystaniu z systemu finansowo-księgowego?

Dla firm z branży e-commerce system finansowo-księgowy nie jest narzędziem o znaczeniu strategicznym. W wielu sklepach internetowych ten obszar ten jest obsługiwany przez zewnętrzne biuro rachunkowe lub zarządzany przy użyciu prostych programów do fakturowania. Takie podejście ma swoje uzasadnienie biznesowe – księgowość nie wpływa na zwiększenie sprzedaży. Jednak przemyślane zarządzanie finansami za pomocą odpowiednio dobranych narzędzi może przynieść duże oszczędności i usprawnić procesy Twojego e-sklepu. Podejście dopasowane do skali działalności Wybór sposobu zarządzania finansami i księgowością w sklepie internetowym zależy od jego wielkości. Przy niewielkiej skali działalności prawdopodobnie wystarczy współpraca z biurem rachunkowym. Zewnętrzne wsparcie pomoże przy zarządzaniu fakturami, prowadzeniu

Dla firm z branży e-commerce system finansowo-księgowy nie jest narzędziem o znaczeniu strategicznym. W wielu sklepach internetowych ten obszar ten jest obsługiwany przez zewnętrzne biuro rachunkowe lub zarządzany przy użyciu prostych programów do fakturowania. Takie podejście ma swoje uzasadnienie biznesowe – księgowość nie wpływa na zwiększenie sprzedaży. Jednak przemyślane zarządzanie finansami za pomocą odpowiednio dobranych narzędzi może przynieść duże oszczędności i usprawnić procesy Twojego e-sklepu.

Podejście dopasowane do skali działalności

Wybór sposobu zarządzania finansami i księgowością w sklepie internetowym zależy od jego wielkości. Przy niewielkiej skali działalności prawdopodobnie wystarczy współpraca z biurem rachunkowym. Zewnętrzne wsparcie pomoże przy zarządzaniu fakturami, prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz wszystkich kwestiach wynikających z obowiązków prawnych. Oczywiście finanse w e-commerce to nie tylko księgowość. Należą do nich także obsługa zwrotów, codzienne regulowanie opłat, czy rozliczenia z dostawcami, kurierami i bankami.

Wewnętrzne rozwiązania

Razem z rozwojem działalności wzrasta ilość zagadnień związanych z finansami sklepu online. W przypadku średniego lub dużego sklepu internetowego, to zarządzanie wszystkimi operacjami finansowymi w wewnętrznym systemie będzie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż współpraca z biurem rachunkowym. System finansowo-księgowy może funkcjonować jako samodzielne narzędzie lub element całego systemu ERP. Drugi scenariusz daje więcej korzyści, dzięki powiązaniu elementów związanych z finansami z danymi z takich obszarów jak: sprzedaż, magazyn czy kadry i płace.

Checklista: najważniejsze elementy systemu finansowo-księgowego dla sklepu online:

  • Spełnianie wymogów prawnych – możliwość generowania faktur i paragonów, tworzenie deklaracji i sprawozdań VAT oraz plików JPK
  • Eksport dokumentów księgowych i danych rozliczeniowych do biura rachunkowego,
  • Możliwość rozliczenia różnych form płatności za zamówienie (przelew, karta kredytowa, płatności online oraz innych)
  • Integracja z operatorami płatności online / bankami i automatyczne przypisywanie płatności do zamówień,
  • Automatyczny proces obiegu faktur kosztowych.

Wzrost efektywności pracy

Zwiększenie automatyzacji powtarzalnych czynności prowadzi do wydajniejszego funkcjonowania sklepu online. Najprostszym przykładem jest drukowanie zamówień z systemu sklepu online, a następnie przepisywanie ich przez osobę odpowiedzialną za fakturowanie, w systemie FK. Później dostarczanie faktur do osoby odpowiedzialnej za pakowanie całości. Zastosowanie integracji systemu e-commerce z systemem FK, umożliwia wygenerowanie faktur bezpośrednio w systemie finansowym, pobranie ich w formacie elektronicznym i udostępnienie klientowi w panelu. Kolejnym sposobem rozwiązania tego problemu może być stworzenie modułu fakturowania w systemie e-commerce. Wybierając system FK zwróć uwagę na to, w jaki sposób pomoże on zautomatyzować pracę.

Zautomatyzowanie procesu obsługi zamówień

System finansowo-księgowy, jako część systemu ERP lub zintegrowany z innymi rozwiązaniami IT e-sklep, daje duże możliwości automatyzacji procesu obsługi zamówień. Wymiana danych między takim systemem a platformą sprzedażową i systemem magazynowym pozwala na automatyczne zwalnianie opłaconych zamówień do wysyłki. Płatność za zamówienie jest natychmiast księgowana. Informacja o wysyłce trafia do magazynu. Jednocześnie generowana jest faktura lub paragon. Rozwiązanie usprawnia rozliczenia z dostawcami i operatorami logistycznymi. Zaangażowanie pracowników w obsługę zamówień jest ograniczone do minimum.

Automatyczna obsługa płatności

Klient sklepu online jest przyzwyczajony są do szerokiej dostępności form płatności. Zakupy są opłacane za pomocą przelewów, płatności online, BLIKa i kart kredytowych. Płatności muszą być księgowane automatycznie – potwierdzenie zapłaty za zamówienie jest równoznaczne z potwierdzeniem zakupu. Ręczne zestawianie płatności z wyciągów bankowych z zamówieniami jest czasochłonne i powoduje błędy. System finansowy e-sklepu musi być zintegrowany z co najmniej kilkoma bankami, pośrednikami płatności i kurierami. Dzięki automatycznej wymianie danych klienci natychmiast po zakupie będą otrzymywali potwierdzenie zrealizowania płatności.

Terminowa obsługa zwrotów

Obsługa zwrotów to jeden z kluczowych procesów w e-commerce. To nie tylko zarządzanie logistyką towarów, ponieważ zwroty wymagają też sprawnej obsługi księgowej. Przy setkach zamówień ich rozpatrywanie wymaga wysokiego stopnia automatyzacji, także w aspekcie księgowym. System finansowy musi być powiązany z procesami obsługi zwracanego towaru w sposób, który zapewnia zwrot płatności na konto klienta w maksymalnie kilka dni.

Jak przygotować się do wyboru systemu finansowo-księgowego?

Wiele osób podczas poszukiwań narzędzi do zarządzania finansami koncentruje się na funkcjach. Oczywiście jest to pierwszy etap, który znacząco przyczynia się do oceny systemu, ale biznesowo jest to bez znaczenia. Ponieważ funkcje to tylko narzędzia. Prawdziwą wartością stanowią możliwości, które te funkcje dają, kiedy wykorzystywane są w odpowiedni sposób.

Analiza = oszczędność

Kiedy organizacja się rozwija i rośnie sprzedaż, rosną też koszty. Stałe zwiększanie sprzedaży w sklepie online niekoniecznie musi prowadzić do zwiększania zysku. Często okazuje się, że nie ma w firmie danych umożliwiających analizę kosztów. Ich źródłem są dokumenty księgowe i dane finansowe. Skalowalny, zintegrowany i zautomatyzowany system zarządzania jest koniecznością, żeby finanse mogły dostarczyć wiarygodnych danych o kondycji e-commerce. Nie posłużą one do zwiększania sprzedaży. Będą za to pomocne przy identyfikacji obszarów, w których możliwe są oszczędności.

Korzyści dla biznesu

Połączenie systemu finansowego z obszarami magazynu i sprzedaży ułatwi pełne zautomatyzowanie obsługi zamówień. Natomiast w analizach kosztów może pomóc zintegrowanie narzędzi zarządzających finansami z systemem controllingowym. Umożliwi to definiowanie raportów, które powiedzą o kosztach na przykład nie uwzględnianych w marży. Dokładna analiza kosztów pozwoli sprawdzić, które z produktów sprzedawanych w e-commerce generują największy zysk, a które przyczyniają się do obniżenia rentowności. Dane finansowe połaczone z raportami controllingowymi. Takie informacji mogą posłużyć jako podstawa podejmowania świadomych decyzji o budowaniu oferty produktowej.

Sposób zarządzania finansami e-sklepu zależy od skali działalności oraz potrzeb. Jeśli współpraca z biurem rachunkowym to za mało, warto zacząć szukać własnego systemu. W procesie wyboru rozwiązania należy zwrócić uwagę na narzędzia, których możliwości będą szersze niż te wynikające z podstawowego zastosowania. Dzięki temu system, który ma spełniać podstawowe wymogi prawne może z czasem ewoluować w rozwiązanie, które realnie usprawni procesy e-commerce. Rozbudowany system, otwarty na modyfikacje, sprawdzi się szczególnie w szybko rozwijających się e-sklepach. Otoczenie biznesowe, a także oczekiwania klientów w e-commerce zmieniają się z dnia na dzień. Kierunki, w których rozwinie się biznes w perspektywie kilku lat są trudne do przewidzenia. Dlatego ograniczanie się rozwiązaniami IT, które spełniają wyłącznie podstawowe funkcje, jest strategicznie nieuzasadnione.

 

Zostaw odpowiedź